Qu'est-ce que la digitalisation : avantages et inconvénients

Accompagner les collaborateurs dans la transformation digitale est l’enjeu principal de l’informatisation de l’entreprise. Il s’agit d’une démarche à la fois longue et pas toujours facile à mettre en œuvre et à gérer, qui repose sur la dématérialisation des documents et l’automatisation des processus. Les nouvelles technologies offrent cependant un soutien incommensurable dans le cadre du développement de projets de digitalisation de certaines fonctions, apportant des gains significatifs en matière d’efficacité, de rapidité et de durée de vie des données. Digitalisation avantages et inconvénients voici le thème de notre article.

Avantages de l’informatisation des entreprises

La dématérialisation présente d’innombrables avantages, dont la réduction de la quantité de papier à produire, manipuler et stocker… un véritable atout pour l’environnement. C’est grâce à l’utilisation de logiciels que les temps et les coûts d’impression sont considérablement réduits. Ainsi, la quantité d’encre consommée est réduite, moins de toners sont consommés et moins d’arbres sont abattus.

En plus des points positifs pour l’environnement, l’un des avantages de l’informatisation concerne le partage et la mise à disposition des documents qui sont facilités par le biais du cloud. Tout est fait pour qu’un document puisse être retrouvé sans difficulté et en un temps record. Ainsi, un gain de productivité est constaté. De plus, il n’est plus nécessaire de disposer d’une salle des archives et de nommer un responsable pour aider le personnel désireux de mettre la main sur un document ancien. Cela contribue aussi à augmenter la durée de vie des documents en réduisant le risque de perte de l’information, étant donné la mise en place de sauvegardes régulières qui peuvent être restaurées très rapidement.

En matière de recherche de données, tout est plus pratique, quel que soit le dispositif utilisé : la numérisation et la gestion intégrée permettent d’accéder aux données n’importe où et à tout moment, ce qui optimise les temps de travail et les processus de décision. Tout ce dont vous avez besoin est d’un téléphone portable, d’une tablette ou plus généralement d’un système connecté à Internet.

Un autre avantage de l’informatisation des documents est qu’elle élimine la nécessité de déplacer ou de transférer des archives entre différents établissements. Elle offre la possibilité de réduire les coûts de stockage et de gestion à long terme des documents, qui nécessitent beaucoup d’espace, tout en s’affranchissant le la maintenance et des mesures de sécurité. Finalement, tous ces avantages tendent à grandement améliorer le degré de satisfaction des usagers des services informatiques et à renforcer l’image de l’entreprise sous toutes ses formes.

Quelques inconvénients dont il faut tenir compte

Beaucoup se demandent quelle est la différence entre digital et numérique. Il faut savoir tout d’abord que selon l’Académie française, le verbe digitaliser n’existe pas réellement et qu’on parle exclusivement de numérisation. En effet, le mot digital est en lien avec le terme doigt et fait référence au toucher, tandis que le numérique traite du rapport entre l’humain et la machine. Ainsi, lorsqu’on parle de digital et de numérique, nous faisons tout de même très souvent référence à la même chose, c’est-à-dire à l’informatisation des process et des documents en papier.

L’informatisation peut être un parcours semé d’embûches. Pour apprécier réellement ses avantages, il faut attendre que le système informatique se stabilise, et que des modèles de transformations digitales soient standardisés et pensés dans le but d’augmenter la productivité. Il faut parfois plusieurs années avant d’obtenir cette fameuse stabilité.

Il faut donc tenir compte de la relative nouveauté du phénomène et de son acceptation par l’ensemble des parties prenantes. Dans certaines situations, le simple chevauchement des procédures numériques par rapport aux procédures analogiques qui animent actuellement le secteur administratif n’est pas suffisant et nécessite une refonte totale des modes de fonctionnement qui est difficile à accepter. De plus, dans une période très contraignante financièrement, il n’est pas toujours aisé d’allouer les dépenses nécessaires à une digitalisation complète et réussie. Les dépenses courantes et l’investissement sont toujours des priorités pour les entreprises et les administrations.

Pour éviter les problèmes rencontrés pour digitaliser son entreprise, quel que soit son secteur d’activité, il est important de s’appuyer sur du personnel qualifié dans le domaine. Vous devez être encadré de personnes qui sont capables de vous conseiller, dans le cadre du développement ou de l’installation de logiciels, et d’être à votre disposition pour vous accompagner. Que se passerait-il si l’ensemble de vos données et documents importants (documents fiscaux, dossiers de clients, rapports, documents judiciaires) étaient sauvegardés en une seule copie sur un disque dur local et détruit dans un incendie ?

Pour conclure, lorsqu’on pèse le pour et le contre, on se rend vite compte que les avantages de l’informatisation priment largement sur ses inconvénients. On peut en déduire que la sauvegarde informatique des données sous des formes différentes est nécessaire pour que les entreprises, et plus généralement le travail, puissent évoluer en suivant les progrès technologiques, avec des avantages concurrentiels évidents. L’automatisation des process et la possibilité de partager en toute sécurité des rapports et des statistiques en temps réel dans toutes les régions du monde est une plus-value non négligeable.

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