Si le travail collaboratif permet d’améliorer la productivité des équipes, il participe également à l’amélioration générale du bien-être des collaborateurs. Il s’agit d’une étape cruciale pour l’avenir de toute entreprise. Aussi, il convient d’éviter de commettre des erreurs. Quelles sont les actions à réaliser pour mettre en place le travail collaboratif dans une entreprise avec succès.
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L’importance d’un état des lieux de la situation actuelle
La mise en place d’une organisation collaborative découle souvent d’une volonté de changement de stratégie au sein même de l’entreprise.
Foncer tête baissée en imitant ce qu’ont pu faire vos concurrents sera toujours risqué et bien souvent contre-productif.
Au contraire, prenez le temps d’analyser votre mode de travail et le fonctionnement interne actuel.
Orientez principalement cet audit autour des notions d’autonomie, de responsabilité et de relations entre les services.
Vous mesurerez plus facilement l’écart qui vous sépare encore d’un fonctionnement collaboratif.
Pour s’assurer de l’exhaustivité de cet audit, il est fortement recommandé de se faire assister par un expert externe.
Déterminer les outils technologiques
La grande majorité des outils collaboratifs sont, avant tout, des outils technologiques.
Ils favorisent et simplifient (entre autres) le partage de l’information, le suivi et la gestion de projet. Ce choix est donc crucial.
Vous devez trouver le meilleur compromis entre un haut niveau de fonctionnalités, un niveau de sécurité compatible avec la politique de confidentialité de votre entreprise et les différents coûts (aussi bien d’acquisition de licence pour les logiciels non libres, que de maintenance).
Vous allez également devoir éviter le piège du suréquipement qui aura une incidence négative sur les finances de votre société.
Mettre en place des outils utiles et qui seront utilisés doit être votre ligne de conduite !
Enfin, veillez à posséder un parc d’outils à jour afin d’éviter les problèmes de sécurité et de compatibilité liés aux versions obsolètes.
Repenser l’organisation générale et la gestion des ressources humaines
Pour optimiser le travail en équipe et, plus largement, le « travailler ensemble » indispensables à une stratégie de collaboration efficace, vous allez également devoir adopter une vision différente quant aux compétences et à l’apport de chaque collaborateur.
Il est conseillé de mettre en œuvre un outil recensant ce type d’information durant la phase d’audit.
Le but de cette opération est de se constituer une intelligence collective à laquelle peuvent s’intégrer vos clients et vos fournisseurs.
L’attitude du dirigeant et des principaux cadres de l’entreprise est aussi à prendre en compte.
En effet, comment inciter et motiver ses collaborateurs à modifier radicalement leurs anciennes habitudes de travail et à utiliser les outils collaboratifs si les dirigeants ne le font pas eux-mêmes ? C’est évidemment impossible ! Les dirigeants devraient donc idéalement montrer l’exemple.
