Utiliser des outils de stockage et de partage de fichiers en entreprise est devenu essentiel pour assurer un travail collaboratif efficace. Grâce à l’évolution des technologies d’information et de communication, l’expression “travailler ensemble” pour réaliser un projet en commun prend tout son sens, bien au-delà des frontières physiques de l’entreprise. En effet, l’époque où les clés usb et les disques durs externes étaient utilisés pour échanger des fichiers est réellement révolue.
Aujourd’hui, pour éviter de perdre ou de supprimer des documents et de pouvoir accéder à des fichiers, des outils collaboratifs ont vu le jour pour permettre de stocker, de partager et de modifier des informations en temps réel. Ces outils participent aussi à sécuriser la gestion de projets car des sauvegardes se font automatiquement et régulièrement. Ils offrent notamment un espace de stockage important et permettent ainsi de ne pas encombrer les ordinateurs individuels.
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Pour un mode de stockage en ligne optimisé
Il existe plusieurs outils de stockage dont certains sont destinés au grand public (comme Google Drive) et d’autres s’adressent essentiellement aux entreprises.
Mais les meilleurs outils sur le marché permettent de stocker tous types de fichiers, quels que soient le volume et le poids des documents (photos, créations graphiques, vidéos, feuille de calcul …).
Vous accédez à vos documents en ligne où que vous soyez et vos fichiers sont accessibles depuis n’importe quel appareil : smartphone, tablette et ordinateur.
Ces outils offrent un espace de stockage illimité et pour pouvoir stocker, il suffit en règle générale de glisser et de déposer vos fichiers dans le disque dur virtuel de votre compte.
D’ailleurs, la création de documents avec des outils bureautiques comme Google Docs est extrêmement simple à mettre en œuvre.
Facilité de partage et d’accès aux fichiers en temps réel
Les services en ligne qu’offrent ces outils de stockage et de partage de documents sont en général gratuits.
Pour pouvoir partager un fichier en ligne, la gestion des autorisations, simple à paramétrer, consiste au préalable à envoyer tout simplement un email d’autorisation aux personnes qui auront accès aux fichiers.
En revanche, deux niveaux d’autorisations existent : soit les destinataires se contentent d’ouvrir et lire le fichier, soit ils peuvent y apporter des modifications. Dans les deux cas, le partage des fichiers et des dossiers est simplifié.
De surcroît, ces outils en ligne permettent de transférer facilement des documents volumineux à vos destinataires, contrairement aux messageries classiques qui limitent le volume des fichiers pour l’envoi.
Certains de ces outils sont aussi développés sous la forme d’applications mobiles pour permettre aux utilisateurs de pouvoir accéder à leurs dossiers à tout moment et en tout lieu. Pour cela, la synchronisation des fichiers est un atout essentiel.
Vers un travail collaboratif maîtrisé
L’outil de travail collaboratif est dédié aux personnes souhaitant travailler ensemble. En offrant un accès commun aux fichiers et en facilitant les échanges, les outils collaboratifs créent un réseau social fermé, destiné à réaliser un objectif bien précis.
Chacun peut donc échanger, partager, modifier et avancer en temps réel sur un projet dans un environnement sécurisé et sauvegardé.
Le cloud computing est souvent au coeur des outils de stockage et de transfert de fichiers.
