Les particularités du travail collaboratif à distance dans les entreprises

Collaborer en ligne est devenu est enjeu majeur en entreprise dans un monde de plus en plus connecté. Le travail collaboratif à distance est ainsi devenu un sujet de premier ordre. Plus aucune entreprise ne questionne l’intérêt du travail collaboratif. L’intelligence collective est désormais largement reconnue. Les employés sont encouragés à travailler ensemble pour progresser vers un objectif commun. Mais la collaboration doit désormais s’adapter à des distances croissantes.

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Travail collaboratif : le défi de la distance

La distance géographique et les contraintes physiques pèsent souvent sur les équipes. Si elles ne remettent pas en cause le travail collaboratif, elles obligent à se réinventer sous de nouvelles formes.

En effet, à l’heure de l’éclatement spatial des fonctions des entreprises et de l’émergence du télétravail, la distance est devenue un paramètre incontournable à prendre en compte dans l’élaboration de projets collaboratifs.

Il apparaît nécessaire de développer des techniques de collaboration virtuelles pour s’affranchir des distances spatiales. Ces techniques existent déjà, mais induisent de nouvelles manières de travailler et signent la sortie de l’ère du paperboard.

Il n’est pas rare, dans les entreprises internationales, que plusieurs collaborateurs basés dans des villes différentes — et souvent distantes de centaines de kilomètres — soient amenés à travailler sur un même projet.

Si les réunions physiques sont parfois inévitables, elles ne peuvent devenir la norme en raison de leurs conséquences : longs temps de trajet pour les employés, coûts élevés des déplacements pour les entreprises, poids du transport aérien pour climat…

La collaboration à distance représente non seulement un gain de temps considérable, mais surtout une solution amenée à se généraliser. D’autant plus que la mondialisation met en relation des territoires de plus en plus éloignés.

Imaginer une collaboration dématérialisée

Avec l’avènement du numérique et du web 2.0, un nombre croissant de solutions ont vu le jour pour favoriser la collaboration à distance : messagerie instantanée, réseaux sociaux, cloud computing… Les technologies ont rendu le travail à distance ou travail en ligne plus simple que jamais.

Ainsi, pour faciliter le partage de documents, de nombreuses entreprises ont déjà mis à disposition de leurs employés un espace de travail collaboratif.

Si l’outil de communication est devenu central, il doit impérativement se doubler d’une plateforme dématérialisée où chacun peut partager son avancement sur les projets en cours.

La mise en place d’un tel outil, à l’échelle d’une entreprise ou d’une équipe, permet à chacun de cultiver une vision du travail réalisé par les collaborateurs. Ce qui permet d’avancer conjointement, malgré l’éloignement géographique.

Ces nouveaux outils de travail collaboratifs exigent de nouvelles manières de travailler ensemble.

Pour composer avec l’éloignement spatial de ses collaborateurs, le manager doit adopter une gestion du travail plus souple. Il doit s’inspirer des méthodes agiles. La distance contribue à recomposer les rapports hiérarchiques.

Ainsi, les meilleurs outils ne se révèlent pleinement que lorsqu’ils sont mis au service d’un management adapté à la collaboration à distance. Avec la formation de groupes de travail horizontaux et une gestion des projets ponctuels qui remplace l’imposition des décisions émanant des supérieurs hiérarchiques.

Les outils collaboratifs permettent donc au mode collaboratif de continuer son développement au sein des entreprises.