Les contraintes et opportunités de la transformation numérique dans la profession notariale

Comment accompagner la transformation digitale dans le secteur notarial ? Cette problématique est au cœur des préoccupations, des enjeux et du développement du métier de notaire. En effet, nombreux sont les acteurs de cette profession à utiliser, et même à développer, de nouveaux outils en ligne pour gagner en efficience dans leur travail et leurs tâches quotidiennes. Actes signés à distance, plateformes interactives d’échanges et de conseils… On vous explique comment la transformation numérique dans la profession notariale influence les autres métiers du domaine de la justice.

La transformation numérique dans la profession notariale : une longue histoire

La profession de notaire a su anticiper la transformation numérique avant toutes les autres. En 2007, par exemple, le métier de notaire a été le premier à obtenir la validation d’une signature électronique sécurisée en Europe.

Quelle peut-être les raisons de l’innovation de ce secteur au regard des autres professions du secteur de la justice ? Des entités ont été spécifiquement créées au sein de la Chambre des Notaires de Paris et de l’ADSN (Association pour le Développement du Service Notarial) pour investir le terrain numérique. La digitalisation a donc été amorcée depuis longtemps dans de nombreux offices. Les innovations qu’elle apporte au métier sont investies par beaucoup de professionnels.

Parallèlement, la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques du ministre de la Justice du gouvernement Macron a instauré un nouveau cursus d’études permettant de devenir notaire. Par conséquent, plus de 700 nouveaux officiers publics sont entrés en fonction en 2020. Cette libéralisation de la profession ajoute un autre facteur de transformation au secteur.

Les contraintes et bénéfices actuels de la transformation numérique dans la profession notariale

Les contraintes de la digitalisation

Accompagner ses collaborateurs dans la transformation digitale, ainsi que ses clients, n’est pas une mince affaire. Les nouvelles technologies demandent du temps pour être maîtrisées, alors que les enjeux évoluent à toute allure.

En premier lieu, il est essentiel de garantir la sécurité de la signature de l’acte authentique électronique. C’est un challenge qui est au cœur du métier de notaire depuis la création du premier office. Mais la numérisation de tous les échanges pose forcément des problèmes nouveaux liés à la cybersécurité.

Le développement de la numérisation des échanges influe également sur la gestion des données de clients et de leurs actes signés. Le Minutier central électronique du notariat (MICEN) est un outil très performant dans ce secteur, mais il est en constante évolution et demande donc aux professionnels une certaine adaptation.

Enfin, comme pour les autres métiers du secteur de la justice, notamment les avocats, les notaires doivent adapter leurs services aux nouveaux besoins de leurs clients. Ces derniers cherchent davantage d’interactivité, des réponses rapides à des questions précises (simulation de prêt de banque, notaires de la région, etc.) et, surtout, ils veulent faciliter leurs démarches notariales et administratives : des besoins auxquels il est important de répondre.

Cybersécurité, adaptation aux derniers outils technologiques de gestion et aux nouvelles formes de relation client… Telles sont les contraintes et défis auxquels doivent faire face les notaires de demain.

Les opportunités offertes par la digitalisation

Évidemment, si ces contraintes existent bel et bien, la digitalisation est avant tout une source d’opportunités. Citons notamment la généralisation de l’acte authentique électronique, qui est loin d’être la seule innovation qui en découle.

Aujourd’hui, toutes les études notariales intègrent des outils de gestion et de travail en ligne très performants. L’automatisation des modèles d’acte, le partage de documents au sein des équipes ou encore les visioconférences : toutes ces évolutions technologiques font maintenant partie du quotidien des offices ou le devraient d’ici peu.

L’autre grand axe de développement concerne la relation client. Dans ce domaine, le secteur notarial a également connu des bouleversements grâce à la création de plateformes entièrement dédiées aux besoins des clients. La plus connue est Notaviz. Elle offre différents services aux utilisateurs, comme la possibilité d’effectuer des simulations de prêt, de plus-values ou de frais immobiliers.

Enfin, comme dans tous les autres secteurs, la data est au cœur de la transformation numérique dans le quotidien des acteurs du milieu notarial. Dans ce domaine, on voit par exemple l’émergence des data room virtuelles, qui facilitent le stockage et le travail lié aux données des clients.

Mettre en place une politique de digitalisation au sein d’un office

La conduite du changement comme facteur clé de la transformation digitale est une constante dans tous les secteurs. Aucun ne peut y échapper. Au sein d’une étude, ce processus ne diffère pas de celui d’autres métiers. Il se divise en 4 étapes essentielles.

Premièrement, il faut établir un état des lieux de la situation digitale de l’office. Quels sont les axes de développement ? Quelles technologies sont utilisées (et peu utilisées) ? À quel niveau les collaborateurs maîtrisent-ils l’outil technologique ? Toutes ces questions – et bien d’autres – méritent une réponse.

Ensuite, la deuxième étape consiste à établir une stratégie efficace en identifiant les problématiques clés de votre office. Visibilité, maîtrise des coûts, image de l’entreprise, relation client : il est important de définir ses priorités.

Une fois ce travail effectué, il est important d’impliquer tous les collaborateurs et toutes les équipes dans le projet, car tout le monde a un rôle à jouer.

Enfin, même si beaucoup d’entreprises sont encore frileuses, il est crucial d’être accompagné dans ce changement afin d’être certain que les progrès soient effectifs. Pour cela, il peut être intéressant de faire appel à une agence de transformation digitale.

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