AlaUne - super mon chef passe au télétravail - Votre IT Facile

Lorsque vous pensez « télétravail« , vous associez certainement cette expression à un mode travail flexible, à destination des salariés. Mais qu’en est-il des managers, qui occupent des fonctions clés d’encadrement ? Peuvent-ils, eux aussi, prétendre aux avantages du télétravail ? Autrement dit, est-il possible (et faisable) de superviser et accompagner des collaborateurs à distance ? Nous allons voir de quelle manière les avancées technologiques peuvent offrir une kyrielle de possibilités aux chefs d’équipes et comment ils peuvent tirer parti de la transformation digitale, tout en faisant évoluer leur méthode de management.

 

Tous les salariés sont avantagés par le télétravail

Avec les avancées induites par les services de cloud computing, les technologies de visioconférence, les outils collaboratifs et la démocratisation des terminaux nomades, le travail à distance est non seulement simplifié, mais également érigé comme modèle. Les dirigeants eux-mêmes ont intégré les avantages procurés par ces nouveaux outils en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d’augmentation de la productivité.

Selon les chiffres publiés par le cabinet de conseil RH Kronos, 16,7 % des Français télétravaillent plus d’une journée par semaine en 2016. Selon cette même enquête, le télétravail est susceptible de générer une  augmentation de la productivité de 22 %. Bien sûr, ces chiffres ne prennent pas en compte les nouveaux modes de travail à distance qui sortent du cadre « officiel », comme par exemple lorsqu’un collaborateur met à jour un dossier depuis son Smartphone alors qu’il se trouve à son domicile, dans les transports ou qu’il attend un client.

Pour en savoir plus sur le télétravail et la mobilité vous pouvez télécharger notre guide du télétravail

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D’autres études démontrent que le télétravail est facteur d’épanouissement :

  • les travailleurs à distance sont moins soumis au stress, notamment parce qu’ils ont plus de latitude pour organiser leur journée de travail, prioriser leurs tâches et parce qu’ils n’ont pas à passer du temps dans les transports en commun ou au volant de leur véhicule pour se rendre sur leur lieu de travail. De plus, le bureau est souvent  un lieu perturbant pour le salarié : les coups de fil incessant des autres salariés, les discussions à haute voix, les interruptions fréquentes peuvent entraver la concentration et la productivité.
  • L’on redoutait un effacement entre vie professionnelle et vie personnelle… En réalité, les télétravailleurs indiquent qu’ils parviennent davantage à trouver le juste équilibre entre leur vie familiale et leur carrière lorsqu’ils travaillent à domicile.
  • Le télétravail augmente le pouvoir d’achat des salariés en réduisant les coûts liés au transport, à l’entretien du véhicule personnel ou encore aux frais de repas.
  • Le télétravail apporte davantage de liberté dans les choix de vie, permettant aux salariés de déménager pour s’installer dans la zone géographique de leur choix et ainsi d’obtenir une meilleure qualité de vie.

Paradoxalement, si les effets bénéfiques du télétravail ne sont pas ou plus remis en cause, l’on peut observer que tous les salariés ne sont pas égaux en termes de travail à distance. Cette opportunité est surtout offerte aux employés qui occupent un poste opérationnel. Elle est rarement proposée aux managers ou aux chefs de service. Et pourtant, ces derniers ont un rôle clé dans définition du cadre et la mise en pratique du travail flexible.

Le télétravail avec vue !

Le télétravail avec vue !

Manager à distance : utopie ou réalité ?

Si les managers doivent, de facto, adapter leur manière d’encadrer les collaborateurs qui travaillent depuis chez eux, cela ne signifie pas pour autant qu’ils doivent exercer leur fonction dans le cadre formel de l’entreprise et dans un huis clos. En réalité, rien n’empêche un chef d’équipe de superviser et contrôler le travail de ses collaborateurs en se trouvant – lui aussi – à son domicile.

 

1 – Lever des freins psychologiques qui n’ont plus raison d’être

Pour beaucoup, le rôle d’un manager se fonde sur la présence et l’écoute. Les rapports humains sont au cœur de sa fonction : gestion de crise et des conflits, reporting ou recadrage des collaborateurs, transfert de compétences et transmission des valeurs de l’entreprise. Il semble, a priori difficile d’imaginer la mise en œuvre de ces missions sans contacts directs réguliers !

Néanmoins, le management à distance est une réalité qui existe depuis bien plus longtemps que l’avènement du télétravail. Que penser d’un manager contraint de diriger les salariés d’une filiale à l’étranger ? Ou qui doit continuer à superviser le travail de son équipe alors que lui-même se trouve en déplacement ? Ces situations sont beaucoup plus fréquentes que l’on ne le pense. Dans le monde d’aujourd’hui, rares sont les entreprises qui ne doivent pas éclater leurs équipes et délocaliser leurs filiales pour affronter des projets internationaux. Beaucoup d’entre elles recherchent justement des managers capables de piloter une équipe en s’affranchissant des contraintes de temps et d’espace.

2 – Des entraves technologiques abolies

Autrefois, il était impensable d’imaginer pourvoir organiser une réunion avec différents collaborateurs situés à l’autre bout du monde sans faire déplacer ses équipes. Aujourd’hui, les réunions à distance sont devenues un phénomène récurrent ! Les outils de visioconférence et de messagerie instantanée (Skype, par exemple ou Pack Pro Connect de Toshiba) facilitent la communication bien au-delà des frontières spatiales.

A condition de respecter le décalage horaire, il est possible d’organiser une conférence téléphonique en quelques clics avec des salariés travaillant aux quatre coins du monde. Et grâce aux fonctionnalités de partage des plannings des logiciels collaboratifs, l’organisation de réunions est encore plus simple, sans risque d’erreurs.

Toshiba Pack Pro Connect - télétravail dans le train

Le télétravail dans le train

3 – Des outils de télétravail qui se substituent au face à face…

E-mail, chat ou SMS : les moyens de communication se sont démultipliés, permettant de maintenir un lien réel, au-delà du virtuel. Il est même possible de les utiliser de manière raisonnée, pour synchroniser une tâche partagée ou prioriser les missions en fonction de leur caractère urgent. Ainsi, un manager qui travaille à distance pourra décider de téléphoner à un membre de l’équipe pour lui communiquer immédiatement une information cruciale et préférer lui envoyer un mail pour une demande moins urgente.

4 – …et qui alimentent une réelle dynamique de groupe

L’une des craintes d’un manager en télétravail est de ne pas parvenir à créer et développer une dynamique de groupe, notamment si les membres de son équipe travaillent également à distance et ne se trouvent pas sur le même lieu de travail. Or il existe une pléthore d’outils qui encouragent et simplifient le travail collaboratif. Les suites logicielles comme GSuite ou Microsoft Office 365 permettent de modifier un même document simultanément ou de mettre en commun des idées. La messagerie instantanée maintient un lien permanent et permet à chaque membre de l’équipe de poser une question en temps réel ou de communiquer une information importante.

En réalité, le management à distance s’affirme non seulement comme une évolution naturelle de la fonction managériale mais également comme une manière plus efficace de diriger chaque membre de l’équipe.

 

Le management à distance : des avantages insoupçonnés

 

Une meilleure organisation

Le management à distance permet de rationaliser le temps de travail, en équilibrant davantage des moments dédiés au reporting et ceux dédiés à la réalisation des missions opérationnelles ou du travail effectif. Les réunions interminables et souvent peu productives laissent place aux outils de brainstorming intelligents comme les mind maps et à l’innovation participative.

Les bonnes pratiques du management dans le télétravail

Pour certains salariés, le fait d’être managé à distance peut être déroutant. Certains peuvent vivre cette situation comme un trop plein d’autonomie, une absence de cadre voire même un « abandon ». Pour éviter les écueils, le manager ayant fait le choix de travailler à distance doit conserver les méthodes éprouvées du management classique, tout en acceptant de lâcher prise pour ne pas entraver la liberté de ses collaborateurs. Cela passe notamment par :

  • Des objectifs réalistes et en phase avec les moyens humains dont il dispose. Pour que le manager puisse suivre le travail de ses collaborateurs à distance, il doit d’abord définir avec le plus de clarté possible ses attentes. Il doit également mettre en place une méthode de suivi pour apprécier le travail effectué et les résultats obtenus. Au besoin, des jalons peuvent être posés pour réorienter, si nécessaire, les missions de chaque porteur du projet.
  • L’instauration d’échanges réguliers pour éviter que les salariés ne se sentent livrés à eux-mêmes. Il est parfois difficile, pour un manager qui travaille à distance de maintenir un lien quotidien avec l’ensemble des membres de l’équipe. Pour éviter que l’un d’entre eux se sente oublié ou mis à l’écart, il est nécessaire d’organiser des points réguliers avec chacun d’entre eux, même si ces échanges sont de courte durée. Cette démarche permet également de doper la motivation et favorise une dynamique de groupe.
  • Une intrusion raisonnable : il ne s’agit pas de compenser la distance par des communications inutiles visant à mettre en place une surveillance. Les coups de fils trop répétés, l’utilisation constante de la messagerie instantanée, la surcharge de mails génèrent un stress improductif. Le manager qui travaille à distance doit laisser aux salariés une marge de manœuvre.
  • L’utilisation de technologies unifiées : les logiciels de messagerie, les outils de traitement de texte et les accès réseau doivent être strictement identiques (les mises à jour doivent être téléchargées pour éviter des incompatibilités de versions).

Pour conclure, le télétravail ne saurait être réservé aux salariés effectuant des tâches opérationnelles, au détriment des postes d’encadrement. Grâce aux outils digitaux, un manager peut superviser et piloter son équipe à distance de manière très efficace, à condition de structurer sa mission avec rigueur.

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