On entend de plus en plus parler de bureau flexible au même titre que le télétravail. Qu’il soit indépendant ou salarié, le travailleur nomade jongle entre plusieurs espaces : bureaux partagés, espaces de coworking, lounges, siège de l’entreprise, mais aussi des lieux plus atypiques comme les transports en commun ou un hall d’accueil. Loin d’être enracinés à leur bureau, les salariés sont aujourd’hui portés par l’essor du travail mobile et collaboratif. Si le bureau flexible s’affirme comme une évolution naturelle de l’environnement de travail, il doit également être encadré, notamment du point de vue de la sécurité.
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Qu’est-ce qui définit et compose le bureau flexible ?
Grâce aux nouvelles technologies d’information et de communication, le travail à distance est simplifié.
Pour effectuer leur travail dans l’importe quel environnement, les salariés n’ont besoin que d’un Smartphone, une tablette ou un ordinateur portable et une connexion Internet.
Le bureau flexible peut également se trouver au sein de l’entreprise elle-même : grâce au réseau WiFi, le collaborateur peut se déplacer à sa guise et travailler ses documents dans une salle de réunion ou confortablement installé dans une salle lounge. Ce mode de travail suppose néanmoins une adaptation de l’environnement technologique de l’entreprise.
Pour favoriser le travail à distance, les applications, logiciels et ressources doivent être accessibles par le biais du web. Les documents physiques doivent être dématérialisés.
Plusieurs solutions sont possibles pour déployer un bureau flexible :
- Utiliser le cloud computing : cette technologie permet d’externaliser l’ensemble des ressources informatiques de l’entreprise (serveurs, logiciels, applications, documents), qui sont hébergées sur une plateforme tierce, accessible par Internet.
- Ouvrir son réseau local : les fichiers et données enregistrées sur le réseau local de l’entreprise seront alors accessibles à distance, après saisie d’un identifiant et d’un mot de passe.
Bureau flexible : de forts enjeux en matière de sécurité
En dépit des avantages indéniables qu’il procure, le bureau flexible doit également être envisagé du point de vue de la sécurité. Permettre l’accès aux ressources depuis n’importe quel endroit et n’importe quel terminal nécessite en contrepartie de mettre en place des bonnes pratiques.
Les données sensibles et stratégiques de l’entreprise, vouées à être consultées et modifiées en dehors de ses murs, doivent être correctement protégées.
Le cryptage des données et la gestion des accès sont la base d’un bureau flexible sécurisé. En hiérarchisant l’accès aux ressources, il est possible d’éviter la fuite d’information ou leur propagation d’un service à un autre.
L’utilisation de mots de passe complexes réduit également le risque de piratage. Les salariés doivent être sensibilisés à la gestion du processus d’authentification (changements réguliers et respect de la confidentialité des mots de passe).
Enfin, si l’utilisation de terminaux personnels est autorisé ou encouragé (pratique du BYOD), ces derniers doivent être en parfaite conformité avec la politique de sécurité informatique définie par l’entreprise.
