A l’heure du bureau mobile ou virtuel, l’espace de travail tel que nous l’avons connu tend à péricliter. Les adeptes du télétravail sont les premiers à devoir réinventer leur lieu de travail, que celui-ci se trouve à leur domicile personnel ou s’apparente à un espace de coworking, partagé par plusieurs salariés. Découvrez 4 problèmes du coworking fréquemment rencontrés par les travailleurs nomades… et de quelle manière les résoudre simplement.
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1 – Recomposer l’espace
De nombreux facteurs technologiques et matériels ont contribué à réduire considérablement l’espace de travail. En premier lieu, la dématérialisation des documents a permis de s’affranchir du stockage et de l’archivage d’une importante quantité de supports papiers. Il n’est plus nécessaire de disposer de racks de stockage, salles d’archivage, armoires et caissons.
Néanmoins, le travailleur nomade a besoin d’un minimum d’espace pour l’exercice de ses tâches opérationnelles : traiter et modifier des documents numériques, imprimer des factures, trouver des informations sur Internet ou appeler ses clients. Pour exécuter son travail, il a besoin d’un environnement calme, favorisant la concentration.
Si le domicile n’est pas approprié (manque de place, par exemple), il est envisageable de mettre à disposition du salarié un bureau dans un espace de coworking. Les réunions virtuelles (viso-conférences), le travail en équipe et les brainstroming peuvent être menés dans ces salles spécifiques.
2 – La gestion du temps
Etant donné que le salarié en télétravail gère lui-même le traitement de ses missions jusqu’à leur aboutissement (cadré par une dead line de livraison, par exemple), il n’est pas rare que celui-ci bouleverse les codes standards de la gestion du temps de travail. Il peut, par exemple, décide de travailler plus tôt ou plus tard, pour se réserver une ou deux heures de temps libre dans la journée.
Néanmoins, ce décalage peut poser problème lorsqu’il s’agit de joindre des collaborateurs ou des clients disponibles aux heures de bureau « traditionnelles ».
L’une des solutions consiste à opter pour une organisation en phase avec les horaires de travail fixés par l’entreprise, en effectuant les missions nécessitant un contact téléphonique pendant ce créneau.
3 – L’accès aux ressources de l’entreprise
Le télétravailleur ne peut pas effectuer correctement ses missions sans accéder aux ressources de l’entreprise. Mais comment faire alors qu’il ne se trouve pas présent dans les locaux de celle-ci ? c’est un des problèmes du coworking souvent rencontrés.
Idéalement, les ressources déposées sur un réseau local (LAN ou VLAN) auquel accèdent tous les collaborateurs doivent être intégralement accessibles à distance.
Pour des raisons évidentes de sécurité, les réseaux et les appareils utilisés par le télétravailleur doivent disposer d’un niveau de sécurité identique à ceux de l’entreprise.
4 – Les outils indispensables pour limiter les problèmes du coworking
Le télétravailleur doit disposer d’outils adaptés au travail à distance : ordinateur portable à haute capacité de stockage et suffisamment léger pour être aisément transporté, connexion WiFi, Smartphone, etc
L’entreprise doit non seulement fournir ce matériel mais également veiller à ce que celui-ci soit relié à ses propres ressources.
Les logiciels et applications doivent être accessibles à distance, ce qui sera le cas si cette dernière a choisi d’externaliser ses ressources via le cloud computing, par exemple.
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