Les projets sont de plus en plus complexes, avec des équipes souvent réparties à travers plusieurs sites géographiques au niveau national, quand ce n’est pas plusieurs pays. La gestion de projets peut alors devenir difficile si l’on ne dispose pas des outils adaptés. Utiliser un écran interactif peut faciliter la communication entre les membres d’une équipe et, de façon plus générale, contribuer à mettre en place un véritable travail collaboratif pour de meilleures performances, quelles que soient la taille des équipes et leur localisation géographique.
Utiliser un écran interactif pour une interactivité renforcée
Les paperboards ont quasiment disparu des salles de réunion et des open-spaces au profit des écrans interactifs.
Il faut reconnaître que, s’ils ont longtemps été des outils efficaces, ils ne sont plus adaptés aux contraintes des projets actuels.
Le paperboard a fait son temps et comporte de nombreux inconvénients : une place limitée pour prendre des notes ou dessiner des schémas, des feuilles qui se perdent, une utilisation restreinte aux personnes se trouvant dans la salle et, surtout, des feutres qui ne fonctionnent jamais quand on en a besoin !
Un écran interactif offre toutes les possibilités du paperboard et va bien au-delà. Il est possible d’écrire et de dessiner.
L’utilisateur se sert de son doigt comme d’un stylo ou d’une souris directement sur l’écran. Il peut intégrer du texte, des images, des schémas et directement interagir avec ces éléments.
Des notes prises à la main peuvent être transformées automatiquement en texte.
L’écran interactif étant connecté, l’utilisateur a accès à Internet et à toutes ses ressources.
Il peut consulter des contenus multimédia, naviguer sur le réseau de l’entreprise et télécharger tous les documents dont il a besoin pour travailler avec ses collaborateurs.
Il est aussi possible d’enregistrer ce qui a été créé à l’écran afin de le réutiliser, de le partager ultérieurement ou de l’imprimer.
Utiliser un écran interactif pour une meilleure communication
Parfaitement adapté au travail collaboratif, l’écran interactif connecté va permettre à des équipes éloignées géographiquement de communiquer et de partager des données, documents, vidéos, textes comme si elles étaient dans la même pièce.
Des outils intégrés de visioconférence facilitent les interactions entre les différents participants qui peuvent partager leurs idées et leurs créations de façon tout à fait transparente.
Un collaborateur sur un site Y peut ainsi réagir à une présentation faite par l’un de ses collègues situés à l’autre bout du monde, ajouter des notes, participer à la conception d’un schéma, etc.
De plus, avantage non négligeable, toutes les données sont enregistrées et stockées de façon sécurisée et restent donc accessibles à tout moment et n’importe où.
Un outil particulièrement adapté aux méthodes agiles
Les projets étant de plus en plus complexes, il est très compliqué, voire quasiment impossible, d’en prévoir le déroulement de bout en bout.
Les méthodes agiles de gestion de projet sont donc particulièrement adaptées avec des itérations courtes et une grande capacité d’adaptation.
Qui dit adaptation, dit métriques, suivi quotidien et partage des informations. L’écran numérique offre une interface de management visuel. Le Kanban, par exemple, est très utilisé dans les méthodes agiles.
Souvent constitué d’un simple tableau sur lequel on colle des Post-its pour suivre l’avancement des tâches, il est alors limité à la pièce dans laquelle il se trouve et ne touche donc, tout au plus, que dix à quinze personnes.
Un écran interactif va permettre d’étendre le nombre de collaborateurs quasiment à l’infini, en multipliant les outils disponibles. Des écrans peuvent être disposés à plusieurs endroits stratégiques, de telle façon que tous les collaborateurs aient accès aux mêmes informations, sans avoir besoin de se déplacer, même s’ils sont éloignés géographiquement.
Les informations affichées sont mises à jour en temps réel et chacun dispose des dernières informations sur le projet : répartition et avancement des tâches, suivi des anomalies, des mises en production, informations diverses sur le projet ou sur l’entreprise de façon plus générale. Chacun peut également mettre à jour ces informations, notamment au regard des actions qui lui sont affectées, par exemple.
Les écrans interactifs peuvent également être utilisés pour diffuser des informations extérieures aux projets eux-mêmes, néanmoins utiles à l’organisation des équipes : météo, horaires de trains ou de bus, informations concernant les locaux de l’entreprise, actualités locales, etc.
On obtient ainsi un management visuel particulièrement efficace et généralement très apprécié des équipes projet.
