Il n’y a pas si longtemps, les entreprises, quelle que soit leur taille, achetaient leur matériel informatique et les licences des logiciels qu’elles utilisaient. PC de bureau, PC portable et logiciel informatique étaient donc gérés en interne et nécessitaient une organisation rigoureuse du service maintenance. Désormais, bon nombre d’éditeurs proposent des modèles par abonnement. Cette solution est-elle réellement plus avantageuse que l’achat ou la location ?
Quelles contraintes pour l’achat ou la location ?
Lorsqu’une entreprise achète son propre matériel informatique, elle doit en assurer la gestion et la maintenance.
Elle doit faire de même pour l’ensemble des logiciels installés sur ses postes, qu’il s’agisse d’un ordinateur portable ou d’un pc de bureau, et vérifier que les différentes licences sont en règle.
Les mises à jour des logiciels, systèmes d’exploitation et applications professionnelles sont également à la charge de l’entreprise, tout comme le remplacement des pièces lorsqu’une panne survient.
Lorsque le matériel est obsolète et qu’il faut le remplacer, l’entreprise est également contrainte de s’assurer que les anciens équipements sont bien repris et recyclés comme le prévoit la loi.
La location apporte un peu de souplesse à ce système. Le matériel est fourni par un prestataire pour une durée déterminée, qui se charge généralement des opérations de maintenance les plus lourdes, comme le remplacement de cartes mères défaillantes, par exemple.
Lorsque le matériel est remplacé, l’entreprise doit s’assurer qu’il ne subsiste plus de données personnelles sur les supports de stockage.
Les avantages du modèle par abonnement
Ce nouveau mode de gestion du parc informatique et logiciel consiste non plus à acheter ou à louer le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, mais de souscrire un bouquet de services auprès d’un prestataire.
Il peut, bien sûr, s’agir de matériel informatique, mais contrairement à un achat définitif ou à une location « figée » sur la durée du contrat (dans le sens où l’entreprise a accès seulement à un certain type de matériel prédéfini), un abonnement apporte beaucoup plus de souplesse. Différentes configurations peuvent être fournies en fonction des besoins et le renouvellement des postes peut être fait tous les ans par exemple.
Des configurations sur mesure peuvent même être envisagées, comprenant une carte graphique plus puissante pour certains postes nécessitant des ressources plus importantes, par exemple.
La maintenance préventive et curative est assurée par le prestataire qui peut réaliser des visites de contrôle régulières et des déplacements à la demande pour un dépannage. Le bouquet de services s’applique également aux logiciels.
L’entreprise peut choisir un certain nombre d’options, adapter les prestations à ses besoins et ne payer finalement que les services qu’elle utilise.
Les mises à jour sont comprises dans le bouquet et sont souvent faites automatiquement sans même que l’utilisateur ne s’en rende compte.
L’intégration des nouvelles technologies dans ces offres permettent de recourir à des logiciels et à des données hébergées directement dans le cloud, ce qui en facilite la maintenance et assure à l’entreprise d’être en conformité avec la législation, notamment en ce qui concerne les licences logicielles.
Les nouvelles technologies permettent également aux utilisateurs de profiter de plusieurs types de supports (hotline téléphonique, chat, centre d’aide, base de connaissances, assistance web, dépannage à distance…) et d’une formation continue si celle-ci est incluse dans l’abonnement.
Le modèle par abonnement est en passe de supplanter les autres solutions tant il est flexible et pratique. L’entreprise peut sélectionner uniquement les services dont elle a besoin et maîtriser ainsi le prix de vente de son abonnement.
Elle peut également être accompagnée tout au long de sa croissance en faisant évoluer son abonnement et en y incluant de nouveaux services en fonction de ses besoins.
