Le monde de l’entreprise a considérablement évolué. Désormais, il devient de plus en plus fréquent de devoir composer avec des collaborateurs distants ou en télétravail. Comment, dans ce cas, organiser simplement des moments d’échanges et même de véritables réunions en ligne, en prenant en compte ces contraintes et en cultivant un véritable esprit collaboratif ? Les outils de réunions à distance visant à améliorer le travail collaboratif sont là pour ça.
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La préparation de la réunion
L’organisation de la réunion, et plus particulièrement sa planification, est un moment délicat.
En effet, il faut composer avec les différents emplois du temps des intervenants, les déplacements de chacun, sans compter les fuseaux horaires si les collaborateurs sont présents sur des continents différents.
Toutes ces problématiques explosent en fonction du nombre de participants.
Chaque participant doit communiquer ses disponibilités sur un agenda partagé. Heureusement, les outils de travail collaboratif s’affranchissent de ce genre de contraintes.
Ainsi, une conférence en ligne ou une réunion à distance peut être planifiée indifféremment de l’endroit où vos collaborateurs se trouvent. La mise en place de vos visioconférences devient aisée et fluide.
L’organisation de réunions virtuelles ne se limite à la planification. Il est primordial d’en préparer le contenu avec le plus grand soin car ces séances à distance restent délicates à animer.
La réunion en elle-même
La plupart des outils de réunions à distance offre deux options : un fonctionnement exclusivement audio ou l’utilisation d’une webcam permettant de voir et d’interagir avec les participants.
Certains collaborateurs ne souhaiteront pas dévoiler leur sphère privée aux yeux de tous tandis que d’autres regretteront de ne pas savoir qui a la parole.
Il est nécessaire de prendre en compte ces avis pour « construire » votre salle de réunion virtuelle.
Ne perdez pas de vue le principal objectif : permettre à tous de se sentir à l’aise et de s’exprimer librement.
D’autres outils collaboratifs peuvent également s’intégrer lors d’une réunion à distance et apporter une réelle plus-value, notamment en favorisant le travail en équipe.
C’est par exemple le cas de la fonction « partage d’écran », de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux ou encore du tableau blanc numérique.
Ces outils optimisent le partage d’informations en temps réel pour tous les participants à la réunion. Chaque intervenant pourra ainsi apporter sa contribution.
L’après-réunion
Une fois la réunion terminée, il convient de préparer la suite. En effet, un échange collaboratif prend tout son sens si le suivi est une réussite.
Votre but consiste à restituer les échanges pour les transmettre à toutes les personnes intéressées par le projet, qu’elles aient assisté à la réunion ou pas.
Lors de cette étape, les outils de réunion doivent céder leur place aux outils de gestion (gestion de projets et gestion des tâches notamment).
Des documents annexes élaborés sur un tableau blanc numérique durant la réunion pourront également être joints au compte-rendu.
