Le travail en équipe a grandement évolué ces dernières années avec la généralisation du travail collaboratif et du télétravail. Auparavant, l’organisation d’une réunion pouvait relever du parcours du combattant, tant il était complexe de trouver un créneau compatible avec les emplois du temps de tous les participants. De nombreux allers-retours entre les intervenants étaient souvent nécessaires avant d’obtenir une date et une heure définitives. Plusieurs outils de planification de réunions permettent désormais aux équipes de s’organiser facilement et simplifient grandement la gestion de projets.
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Les fonctions d’un outil de planification de réunions
L’objectif des outils actuels de planification de réunions est avant tout de résoudre les problèmes rencontrés par les équipes.
La perte de temps et de productivité liée aux nombreux allers-retours via les messageries ou le téléphone pour gérer les disponibilités de chacun peut être importante.
Les outils modernes de gestion de réunion proposent non seulement de visualiser facilement les disponibilités des participants et de planifier un rendez-vous, mais ils offrent également d’autres fonctionnalités très pratiques.
Certaines applications mettent à disposition des utilisateurs des fonctionnalités, telles que la gestion d’une liste de tâches à réaliser durant la réunion, un tableau de bord, la création d’enquêtes ou de sondages, le partage d’écran ou d’un tableau blanc, ou encore l’organisation de votes avec validation de décisions.
Des outils de mind mapping permettent aux utilisateurs de travailler collectivement sur des cartes mentales ou de partager des fichiers dans Google Drive.
Ces outils ont généralement une prise en main facile, leurs interfaces utilisateurs reprenant les codes courants des réseaux sociaux.
Doodle, le plus connu des outils de gestion de tâches
Devenu un standard grâce à ses quelques 20 millions d’utilisateurs, Doodle permet de programmer facilement une réunion.
Il s’agit d’un service en ligne gratuit proposant une version premium payante. Doodle est disponible en 20 langues.
Pour l’utiliser, il suffit de créer un sondage et d’y inviter des participants.
Chaque participant se connecte et indique les jours et heures auxquels il est disponible et peut ajouter un commentaire s’il le souhaite.
Doodle permet de comptabiliser le nombre de participants disponibles sur chaque créneau proposé, puis de confirmer celui retenu et de clore le sondage.
Moreganize, le Doodle amélioré
Moreganize est un outil gratuit qui reprend les fonctions de Doodle et en ajoute de plus spécifiques.
Les fonctions collaboratives proposées sont l’organisation de rendez-vous, l’organisation de votes avec validation des décisions, la création et la gestion de tâches et la création de sondages.
Framadate, l’alternative libre
Framadate propose les mêmes fonctionnalités que Doodle mais fait partie de la famille des logiciels libres. L’application est proposée par l’association Framasoft.
Son utilisation est simple et gratuite, ne nécessite pas d’inscription préalable et ne contient aucune publicité.
Il suffit de créer un sondage et d’envoyer le lien à toutes les personnes susceptibles de participer à la réunion.
