Les nouvelles technologies de communication et de travail collaboratif (messagerie électronique, messagerie instantanée, visioconférence…) font depuis longtemps partie du monde du travail. Si elles ne permettent pas de résoudre tous les problèmes liés à une organisation en open space très répandue, elles y contribuent. L’évolution suivante vient des objets connectés, qui vont permettre de mettre en place des espaces de travail innovants, sous la forme de smart office.
Les objectifs du smart office
Après l’open space et le bureau flexible, dont l’objectif était avant tout de réaliser des économies, le smart office vient remettre l’humain au centre des préoccupations des entreprises, qui cherchent à améliorer la qualité de vie et l’épanouissement au travail.
Comme son nom l’indique, il s’agit d’un bureau « intelligent », ou plus précisément, d’un lieu de travail « intelligent ».
Plutôt que d’obliger les salariés à s’adapter à leur lieu de travail, celui-ci a pour vocation de répondre à leurs besoins et de leur fournir des conditions de travail optimales.
Il génère une meilleure organisation et une gestion facilitée des espaces partagés.
Chaque salarié peut ainsi travailler avec la même efficacité, où qu’il se trouve dans le bâtiment, et choisir les modes de travail qui lui conviennent le mieux à un instant « t ».
S’il est nécessaire de s’isoler pour se concentrer, il suffit de s’installer à un bureau, si le besoin est de s’isoler totalement, les « bulles de silence » sont étudiées à cet effet, s’il faut se réunir à plusieurs pour discuter, l’espace collaboratif conviendra tout à fait.
Enfin, si le groupe est trop important et si les échanges risquent de déranger, une salle de réunion sera plus adaptée.
Les salles de pause, de détente ou encore la cuisine partagée diminuent le stress, permettent de partager des moments conviviaux et de se ressourcer pour être encore plus efficace et créatif le reste de la journée.
Smart office, plus qu’un bureau communicant ?
Le smart office ne se contente pas de fournir des outils de travail collaboratif aux salariés.
Une importante quantité d’objets connectés, associés à des moyens performants d’analyse des données collectées, transforment les locaux de l’entreprise en smart building.
Des outils de gestion de réservation de salle de réunion en temps réel permettent de savoir en quelques clics quelles salles sont disponibles.
Ces outils évitent les pertes de temps lors de la recherche d’une salle libre et la frustration engendrée par l’attente.
Les badges d’accès sont numériques et permettent de gérer les droits d’accès aux bâtiments et aux services en temps réel.
Les objets connectés amènent de nouvelles fonctionnalités, comme la géolocalisation de personnes ou de matériel dans un bâtiment.
Ils permettent également d’analyser en temps réel l’occupation des espaces et l’utilisation des ressources afin de les optimiser.
L’analyse en temps réel et sur le moyen terme des comportements permet de détecter les écarts entre les besoins réels des salariés et l’organisation actuelle.
Il est alors possible d’envisager de mettre en place des solutions plus adaptées et, ainsi, d’améliorer les conditions de travail.
L’utilisation des salles de réunion est un exemple classique. De grandes salles bien pensées au départ peuvent se montrer inadaptées si elles ne sont utilisées que par de petits groupes.
Grâce à l’analyse de leur utilisation, il peut ressortir que des salles plus petites et plus nombreuses seraient plus adaptées.
Mettre en place le smart office
L’espace de travail collaboratif est devenu un véritable élément de la marque employeur et participe à son attractivité.
La mise en place du smart office nécessite avant tout de bien connaître ses salariés afin de déterminer la façon dont ils travaillent et ce qu’il est nécessaire de leur fournir (matériel, équipement de communication, locaux) afin qu’ils aient les meilleures conditions de travail et qu’ils soient le plus performants possible.
Afin que le bureau se transforme réellement en smart office, il est impératif que toutes les infrastructures, services et matériaux soient interopérables et capables de communiquer entre eux de façon transparente.
Ce n’est qu’à cette condition que les outils connectés seront efficaces et que leur utilisation sera simple et fluide.
Le smart office a pour vocation d’améliorer les conditions de travail des salariés et de s’adapter à leurs besoins, et non l’inverse.
Il représente donc un changement de paradigme par rapport à la plupart des organisations actuelles.
Migrer vers le smart office ne nécessite pas uniquement le changement des outils, mais également une évolution des cultures et de la vision du lieu de travail.
Je peux avoir un guide sur comment mettre en place un smart office?