La généralisation du fonctionnement en « mode projet » s’est accompagnée d’une multiplication des outils numériques permettant de faciliter la gestion de projets collaboratifs. Essentiels pour assurer la coordination des membres d’une équipe, les outils de gestion de projets facilitent le partage des tâches, le suivi des échéanciers et la supervision du travail de chacun, tout cela dans une démarche de travail collaboratif.
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Les outils de gestion de projets utilisés traditionnellement
Les premiers outils de gestion de projets ne datent pas d’hier. Le diagramme de Gantt, l’un des plus connus et des plus utilisés, a été mis au point à la fin du dix-neuvième siècle par un ingénieur polonais.
Cet outil, qui s’est largement diffusé jusqu’à devenir incontournable dans le domaine de la gestion de projets, permet de représenter l’avancement d’un projet dans le temps et d’améliorer la gestion de tâches.
Il constitue donc un moyen de planifier et de coordonner les différentes tâches nécessaires à l’accomplissement d’un objectif donné.
Mais si les outils de gestion de projet n’ont pas été inventés à l’ère du numérique, celle-ci a néanmoins vu fleurir bon nombre de logiciels regroupant certains outils (parfois anciens, comme le diagramme de Gantt) en les agrégeant et en y ajoutant parfois des fonctionnalités nouvelles. Voici un tour d’horizon des différents outils de gestion de projet, qui se divisent en deux grandes catégories : les tableaux de bord et les gestionnaires de tâches.
Les tableaux de bord, outils de supervision
Les logiciels de gestion de projet qui se présentent sous la forme de tableaux de bord offrent une vision en temps réel de l’avancement du projet.
Les tâches à effectuer sont matérialisées par un ensemble de cartes réparties dans différentes colonnes selon l’état de la tâche.
Les chefs de projet peuvent ainsi s’en servir pour visualiser et gérer le workflow de leurs équipes.
Le tableau de bord le plus célèbre reste à ce jour Trello, disponible dans une version gratuite.
Le logiciel Bubble Plan, à la prise en main facile, propose également une interface « tableau de bord » idéale pour gérer les projets en ligne.
Les gestionnaires de tâches, outils de coordination
Complémentaires aux tableaux de bord, les gestionnaires de tâches sont utiles pour définir les étapes à accomplir en vue de la réalisation d’un projet, puis les répartir entre les membres de l’équipe.
Ils assurent la synchronisation des différents partenaires, qui sont informés de l’avancement de chaque tâche.
Todoist, un célèbre gestionnaire de tâches, permet d’ajouter des commentaires, se rapprochant ainsi d’un réseau social ; cette fonctionnalité garantit une coordination parfaite et favorise la communication entre les partenaires.
Pour la plupart, ces logiciels se déclinent en applications mobiles, ce qui garantit à chaque collaborateur la possibilité d’accéder à sa liste de tâches depuis son smartphone.
