L’entreprise sans bureau est une tendance de plus en plus présente aujourd’hui, au même titre que le télétravail. Dans le passé, gérer et faire fructifier son entreprise passait nécessairement par un bureau équipé avec du mobilier d’archivage destinés au stockage des dossiers et des salles de réunion de grande taille. Aujourd’hui, il est possible de créer et piloter une entreprise avec rien de plus qu’un Smartphone et un téléphone portable. Grâce à Internet en haut débit, au cloud computing et aux outils collaboratifs, il est possible de dématérialiser l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise.
Néanmoins, il faut souligner que le travail sans bureau physique a longtemps été l’apanage des indépendants et des très petites entreprises. Aujourd’hui, il est envisagé par des PME et des sociétés de plus grande envergure, qui cherchent à la fois à diminuer leurs coûts fixes et à augmenter la productivité de leurs salariés. L’ère du bureau physique est-elle bel et bien terminée ? Concrètement, comment l’entreprise sans bureau fonctionne-t-elle ?
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Des outils adaptés au travail nomade
Qui dit entreprise virtuelle, dit outils issus des dernières technologies.
En effet, les salariés doivent pouvoir accéder sans entrave aux ressources de l’entreprises : dossiers clients, factures et devis, présentations PowerPoint, argumentaires commerciaux, etc.
Cet accès doit être partagé, afin de fluidifier la communication entre chaque entité. A cet égard, les progiciels de gestion comme les CRM permettent de diffuser les informations relatives aux clients et aux transactions auprès de tous les services concernés : service commercial, département marketing, service après-vente, etc.
Toutes les applications et solutions logicielles doivent être fédérées au sein d’une même interface (ou deux maximum) et accessibles en mode cloud, via une simple connexion à Internet.
Des outils de communication diversifiés et adaptés à chaque usage permettent de relier le salarié aux autres membres de l’équipe, sans qu’il lui soit nécessaire de travailler avec eux dans un espace physique. Parmi ces outils, l’on peut citer :
- Les agendas et calendriers partagés, mis à jour en temps réel, qui permettent d’organiser des conférences téléphoniques ou des réunions virtuelles, tout en ayant une visibilité sur les disponibilités de chaque collaborateur.
- Les modes de contact qui se substituent au téléphone en améliorant l’interactivité et en permettant des communications à plusieurs : Skype, Google Hangouts, Cisco Webex Teams.
- La messagerie instantanées qui permet de diffuser ou partager une information en quelques secondes seulement.
- L’email, plus formel mais indispensable pour les communications vers l’extérieur sans caractère urgent.
Un management flexible et adapté au travail sans bureau
Au-delà des outils qui soutiennent le travail et l’entreprise sans bureau, il est également essentiel d’adapter la façon de piloter et de motiver les salariés alors même que chaque partie n’est pas présente dans un même lieu.
Ce mode de management passe par des reportings et des contacts réguliers, une communication non intrusive et priorisée, ainsi que des objectifs définis avec clarté.
