Les bureaux individuels fermés se font de plus en plus rares dans les entreprises. Depuis une vingtaine d’années, l’organisation du lieu de travail sous la forme de bureaux en open space, avec ses avantages et ses inconvénients, est devenue monnaie courante. Plus récemment, avec la digitalisation des entreprises et la démocratisation des outils nomades, de nouveaux modes de travail ont fait leur apparition dans ce qu’on appelle le “smart office”. Entre open space, flex office et coworking, existe-t-il une solution idéale ?
L’open space, aussi répandu que décrié
Plus d’un quart des salariés en France travaillent dans un open space.
Si cet espace de travail présente des avantages certains, comme l’optimisation des mètres carrés, une réduction des coûts immobiliers pour l’entreprise et une plus grande possibilité de surveillance des salariés, l’open space a également de nombreux inconvénients dont se plaignent souvent ses occupants.
Parmi les doléances les plus courantes, l’on peut citer le bruit, le manque d’intimité, le risque de voir ses affaires personnelles disparaître et le manque de concentration.
Les conséquences directes sont une communication de moins bonne qualité, une baisse de productivité et un plus grand absentéisme.
Le flex office, le principe de l’open space poussé à l’extrême ?
Une nouvelle organisation du travail a fait son apparition dans l’open space : le flex office ou desk sharing.
Il prend la forme d’un open space dans lequel aucune place n’est attitrée.
Les postes de travail sont utilisés en fonction des besoins, tous les collaborateurs n’étant pas présents en même temps dans l’entreprise.
Le gain est évidemment économique pour l’entreprise, qui peut donc prévoir un nombre de postes de travail inférieur au nombre d’employés.
Un salarié peut donc changer d’emplacement tous les jours en fonction des places disponibles. Lorsque la société est équipée d’ordinateurs fixes, ces derniers deviennent des postes de travail partagés.
Si les salariés possèdent des ordinateurs portables ou des tablettes, ils utilisent leur propre matériel.
Cette organisation du lieu de travail est assez déroutante car aux inconvénients de l’open space vient s’ajouter la précarité des espaces.
L’impossibilité de se projeter et d’organiser un espace réservé génère une certaine insécurité psychologique.
Le coworking, un compromis entre présence dans l’entreprise et télétravail ?
Le coworking fait partie du dernier mode de travail mis en place par les entreprises.
Les espaces de coworking sont, en réalité, des espaces de travail partagés.
Les outils mobiles permettent à beaucoup de salariés de travailler depuis l’extérieur de l’entreprise.
Les espaces de coworking proposent – pour une somme modique – un espace de travail pourvu de tous les outils nécessaires : un bureau, un accès réseau et Internet de qualité, une imprimante, des salles de réunion…
Cette configuration s’apparente à un open space classique, à la différence près que tous les utilisateurs ne travaillent pas pour le même employeur.
De nombreux travailleurs indépendants ont déjà adopté le coworking.
Il est plus motivant de travailler en groupe, dans un lieu proche du domicile, que seul chez soi.
Les plus grosses entreprises éprouvent davantage de difficultés à franchir le pas, principalement pour des raisons culturelles.
Néanmoins, les entreprises peuvent faire d’importantes économies en louant une ou plusieurs places dans un espace de coworking pour éviter à des salariés géographiquement proches de faire de trop longs trajets, tout en leur permettant de travailler ensemble dans de bonnes conditions.
Il est cependant indispensable de vérifier que la sécurité des postes informatiques utilisés est correctement assurée, notamment en ce qui concerne les données personnelles et professionnelles.
