Toutes les DSI (Direction Système d’Information) cherchent à rationaliser et à maîtriser leurs dépenses. Elles se positionnent parfois comme de véritables fournisseurs de service vis-à-vis des autres directions de l’entreprise. Il convient donc d’adapter leur offre à la demande, sans pour autant faire exploser les coûts. Mais comment maîtriser les coûts informatiques en entreprise ?
Analyser les coûts informatiques en entreprise
Pour maîtriser et réduire les coûts informatiques, il est primordial de procéder à une analyse de la situation actuelle.
Commencez par établir le catalogue de l’offre de service de la DSI. Vous préciserez également pour chaque ligne budgétaire le niveau d’engagement de qualité de service (démarche SLA, signifiant Service Level Agrement).
Sur cette base, vous pourrez procéder à l’analyse et à la ventilation du budget de la DSI.
L’étape suivante de l’analyse du budget de votre système informatique consiste à affecter les ressources aux activités préalablement définies.
Vous pourrez simultanément affecter les charges selon la ventilation budgétaire (salaires, charges sociales, coûts de formation, notes de frais ou encore entretien des véhicules de service qui seront affectés à la rubrique « Personnel »).
Enfin, la toute dernière étape de cette analyse vous conduira à étudier la structuration de ce budget en fonction des enjeux (poids de chaque service, niveau d’importance de l’activité, etc.).
Vous avez également la possibilité de comparer vos résultats avec d’autres DSI d’entreprises équivalentes.
Maîtriser le parc informatique
Les coûts liés au matériel informatique peuvent représenter plus du tiers du budget annuel de la DSI. Procédez à des inventaires minutieux et réguliers de l’ensemble du parc.
Évaluez les performances et l’efficacité réelle de chaque solution. Vous éliminerez ainsi les appareils devenus inutiles et réduirez sensiblement le nombre et l’impact des pannes matérielles.
Efforcez-vous également de prolonger la durée de vie du matériel. Recyclez les postes bureautiques en poste de saisie, par exemple.
Ne sous-estimez pas non plus les bénéfices apportés par la réparation des appareils dans le cadre de la réduction des coûts informatiques.
Développer les compétences des équipes
La maîtrise des coûts sur le long terme ne passe pas seulement par des actions sur le système informatique, mais aussi par des investissements sur les collaborateurs.
En effet, vous devrez favoriser la montée en compétence de vos équipes en fonction de l’arrivée des nouvelles technologies.
Ces actions passent nécessairement par un plan de formation de qualité et des échanges réguliers avec la DRH.
Vous pouvez également recourir à un prestataire externe pour faire face à un pic d’activité ou à un manque de compétences en interne.
Vous répondrez ainsi aux besoins des usagers sur une courte période, tout en maîtrisant vos dépenses.
